Saiba como criar um relatório de despesas simples no Excel
Dentre as tarefas diárias de uma empresa, organizar uma meta financeira é uma das mais desafiantes. Isso porque esse tipo de documento exige um acompanhamento e controle emocional para fugir de gastos. Por esse e outros motivos, o relatório de despesas é importante. Saiba como criar um relatório de despesas simples no Excel!
O relatório de despesas consegue contribuir diretamente com a sua saúde financeira, ou seja, é um documento que pode ser desenvolvido tanto para uma empresa, quanto para uma pessoa comum.
É por meio desse relatório de despesas simples no Excel que é possível entender melhor como está sendo a distribuição do seu dinheiro. Dessa forma, você acaba tendo mais liberdade para conhecer e coordenar os ganhos, gastos e reservas dos seus recursos.
Se o seu objetivo é começar a se organizar financeiramente para alcançar alguma meta, este artigo irá te auxiliar com os principais aspectos que podem ser incluídos no seu relatório no Excel. Confira:
Quais as principais dificuldades no controle de gastos?
Assim que você começa a ganhar o seu próprio dinheiro, ou até mesmo antes, é possível que já tenha tido alguma ideia das dificuldades sobre controlar os gastos.
Na ausência de um controle eficiente de gastos, acaba ficando muito mais difícil alcançar uma determinada meta financeira. Conheça mais essas barreiras abaixo:
Questão cultura
Há um fato muito triste que envolve a educação no Brasil, onde boa parte dos alunos não recebem nenhum tipo de orientação financeira nas escolas.
Ou seja, da mesma forma que um gestor tem cautela ao começar pesquisar sobre “venezianas industriais preço“, pessoas comuns acabam procurando por itens sem qualquer tipo de planejamento.
Sem um direcionamento financeiro adequado, a expectativa é que os alunos não consigam ter uma cultura com baixo controle de gastos.
Vale pontuar também que, de acordo com algumas pesquisas, foi comprovado que 7 a cada 10 brasileiros gastam mais do que realmente ganham. Na realidade, o ideal é que até mesmo pesquisas por “calça uniforme brim preço” resultem em uma compra planejada.
Como você provavelmente já sabe, gastar mais do que realmente ganha acaba deixando o seu objetivo mais distante.
A dificuldade se torna ainda maior quando levamos em consideração que o Brasil é um país onde há muita cultura de compras parceladas, e de abuso do cartão de crédito. Afinal, não é difícil encontrar empresas de locação de geradores a diesel com novas formas de parcelamento.
Diante desse sentido, podemos dizer que os recursos que facilitam a compra de um cliente acabam, eventualmente, estimulando o consumo não planejado. Dessa forma, o planejamento e a organização financeira acabam ficando prejudicada.
Esquecimento
Outro fator que acaba atrapalhando o nosso lado consumista, é a correria do dia a dia. Com uma rotina repleta de responsabilidades, fica mais fácil esquecer de montar e alimentar os seus relatórios de gastos, o que contribui com a falta de informação para administrar o seu dinheiro.
Contudo, a partir do momento que você acaba se perdendo no orçamento, logo, a dificuldade é maior para acompanhar o seu desenvolvimento na vida financeira.
O mesmo acontece com empresas de desenvolvimento de projeto estrutural metálico, se não adotar um planejamento financeiro para a organização.
Logo, o alcance dos seus objetivos acaba se tornando uma meta ainda mais difícil de ser alcançada, o que pode fazer com que você abandone de vez a ideia de ter uma vida financeira mais saudável.
Descontrole emocional
Além da correria do dia a dia, não devemos esquecer outro fator que dificulta ainda mais o controle dos gastos, que é a emoção.
Se você estiver trabalhando em uma reforma, eventualmente você pode comprar uma argamassa expansiva para desmonte de rocha sem pensar em outros custos, por isso ter um um relatório de despesas simples no Excel é ainda mais importante.
É muito comum encontrar pessoas que deixam se levar para satisfazer o seu desejo de consumo, mesmo que a compra daquele determinado item possa tirar do controle o seu planejamento financeiro.
Geralmente, esse tipo de coisa acontece com compras desnecessárias, o que contribui para desorganização do poder de compra da pessoa. O mesmo pode acontecer, inclusive, com uma fabricante de tubos de aço, se não houver um planejamento prévio.
Qual a importância de ter um controle sobre os gastos?
Até aqui, você já pôde ter pelo menos uma noção sobre como as dificuldades podem surgir, incluindo também a facilidade para se descontrolar financeiramente.
Contudo, se você tem em mente que deseja alcançar uma meta financeira, é necessário desviar dos obstáculos e fazer um controle eficiente do seu dinheiro.
Saber driblar esses obstáculos, inclusive, é uma prática que também deve ser adotada por empresas, como um negócio de Aluguel de Andaimes para promover condições financeiras mais estáveis.
Para que você possa entender a importância dessa prática, faça uma comparação com a estratégia com um planejamento de viagem. Geralmente, você busca uma boa experiência de passeio, certo? Para isso, é necessário se organizar, planejando todos os pontos de visita.
Para que o seu plano seja concretizado, é necessário comprar passagens, reservar hospedagem, fazer as malas e montar um cronograma para aproveitar tudo que a viagem pode proporcionar.
Da mesma forma acontece quando você tem objetivos financeiros, e tudo começa a fluir quando você está preparado. Portanto, você precisa desenvolver um planejamento e pensar em ações para controlar os gastos. Ao adotar essa medida, as vantagens podem ser:
- Você passa a conhecer profundamente suas finanças;
- Permite se preparar para imprevistos futuros;
- Facilita o corte ou redução de gastos;
- Facilita o alcance dos seus objetivos.
Ou seja, a partir do momento que você tem um controle maior dos seus gastos, automaticamente fica mais acessível ter uma qualidade de vida melhor.
Como um relatório de gastos pode ajudar?
Assim que você entende a relevância do controle de gastos, é natural que se pergunte sobre como colocá-la em prática. Para isso, é necessário desenvolver um relatório das despesas, sendo o primeiro passo a ser dado.
O que é um relatório de gastos?
Em resumo, um relatório de gastos é um documento de manutenção de registros sobre os ganhos e custos que acontecem periodicamente no seu orçamento. Além do Excel, ele pode ser feito no papel ou em aplicativos.
Independentemente da plataforma que você for utilizar, o importante é ter recursos com os quais você consiga se adaptar melhor, de modo que possa facilitar a anotação dos dados financeiros.
Dessa forma, é possível realizar os registros de todo o dinheiro que entra e sai da sua conta, contribuindo para uma organização mais saudável das suas finanças pessoais.
Adotar essa medida, inclusive, faz bem para negócios que atuam diretamente com vendas, como uma organização especializada em rastreamento de veículos, por exemplo.
Vale a pena dizer também que, ao longo da semana e dos meses, há algumas oportunidades para você avaliar as informações colocadas no documento, e tomar algumas decisões importantes na sua vida.
Quais os modelos disponíveis?
Se você deseja fazer o seu relatório no caderno, pode ser que essa opção não seja a mais eficaz. Na maioria das vezes, usar o Excel permite que o software realize cálculos automáticos, o que acaba facilitando o registro dos itens colocados na planilha.
Por outro lado, além do Excel, há aplicativos que podem ser ainda mais práticos. Alguns desses aplicativos disponíveis podem te ajudar no controle das despesas de acordo com as suas metas financeiras e também facilitar a sua vida. Criar um relatório de despesas simples no Excel não precisa ser tão difícil.
Na maioria das vezes, além de facilitar o registro e fazer cálculos automáticos, o app também pode te oferecer algumas dicas financeiras considerando os seus hábitos de consumo.
Se preferir, você pode contar com as funcionalidades para ter uma noção melhor sobre os seus gastos durante um mês, ajudando ainda mais o seu planejamento.
Como criar uma planilha ou um relatório de despesas simples no Excel?
Por fim, se você deseja optar pelo Excel, vamos começar pela guia de análise. Nessa parte, teremos uma projeção e faremos a análises dos gastos, incluindo os valores reais sempre que for feita alguma transação. Inclua informações como: saldo previsto, real e diferenças.
Se você tiver uma menor quantidade de receitas do que despesas, deixe um local específico para inserir até 3 receitas, contudo, se você possui mais receitas pode deixar um espaço um pouco maior. Para facilitar as somas das receitas, use a função SOMA.
Em seguida, considere criar uma guia de cadastro para lançar todas as categorias das suas despesas. Essa parte precisa ser bem analisada, para que você possa saber o que está acontecendo exatamente com o seu dinheiro.
Para o campo de categorias, crie uma lista suspensa utilizando os dados que foram colocados lá no cadastro. Em seguida, insira o valor previsto para o primeiro gasto e o valor real. No campo Diferença, você irá subtrair o Custo Previsto pelo Custo Real.
Nessa parte, o ideal é que o valor seja zera ou um valor positivo, se o valor for negativo, significa que está gastando mais do que deve.
Para o campo visão geral de um custo real, digite “=” e clique no campo Valor Real, para que o Excel coloque exatamente o mesmo valor de forma automática.
Se você quer fazer uma análise deste campo, insira uma formatação condicional de barra de dados para preencher toda a célula do campo que tem o maior valor e os demais que irá trabalhar de maneira proporcional.
A dica é transformar essa base em uma tabela, assim, sempre que você receber novos dados eles já irão receber a devida configuração e serão colocados no somatório.
Para finalizar, voltamos para a guia de Análises e façamos uma soma dos valores com Despesas Previstas e Reais. Para fazer o cálculo do Saldo Previsto, subtraia o valor da receita projetada pelos Custos Projetados e, logo em seguida, faça o mesmo com tudo para os valores reais.
